1. Choisir une date qui convient bien
La date de votre course ou événement sportif est très importante afin de rassembler le plus de personnes possibles. L’idéal aussi est que votre date de course ne soit pas au même moment avec plusieurs courses voisines.
2. Effectuer une demande d’autorisation pour organiser l’événement
La lettre est idéalement composée d’un maximum de détails relatifs à l’organisateur ainsi qu’à la course elle-même (différents lieux, ravitaillements, nombre de participants, bénévoles etc). Au plus votre lettre détaillera l’événement, au mieux votre demande sera traitée.
Suivez ce lien pour accéder au formulaire :
https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/R2237
3. Elaborer la carte qui délimitera votre circuit
Extrêmement importante, la carte sera demandée à chaque étape de validation. Tous les services liés à l’organisation, à la sécurité et aux bénévoles sera à communiquer.
Détaillée et précise, apportez le plus grand soin à l’élaboration de la carte (bénévoles, ravitaillements…). Il est bon de préciser le lieu des signaleurs également.
4. L’autorisation de la commune accueillante l’évènement
Dans la ville concernée, l’organisation d’un événement sportif sera l’occasion de dynamiser et d’apporter un côté festif. Rencontrer le maire ainsi que les autres personnes liées au bureau du maire.
Dans le cas où la course concerne d’autres communes avoisinantes, il sera aussi nécessaire d’obtenir l’autorisation de la commune concernée.
5. L’assurance
L’assurance de l’association organisatrice doit bien entendu avoir une responsabilité civile des organisateurs ainsi que celle des participants. IL conviendra de donner un exemplaire de cette assurance à la commune.
6. Effectuer les demandes d’autorisations en préfecture
L’événement doit désormais être déclaré au préfet du département. Etant donné que la course est chronométrée et qu’elle emprunte des portions de voie publique, il est important d’effectuer cette démarche au moins 3 mois avant la date de la course.
7. ONF : l’Office National des Forêts
Dans le cas d’un trail, course nature ou toute autre course traversant une forêt, il faut prendre le soin de demander l’autorisation à l’Office Nationale des Forêts. Ne pas hésiter là encore à présenter votre carte détaillée du parcours.
8. Le dispositif médical
Enfin, ne vous privez pas du dispositif médical qui peut s’avérer très précieux lors de votre événement sportif. Dans le cas où les secours doivent intervenir, soyez bien sûr qu’ils pourront avoir un accès simple. Prévenir également l’hôpital le plus proche. Envoyer à la préfecture la preuve que vous avez réalisés ces démarches de dispositif médical.